問題現(xiàn)象：用友U8期末轉(zhuǎn)賬與報表生成的應用問題？

利用報表模板生成會計報表是會計軟件的基本功能，但在實踐中卻并非一蹴而就的事。從理論上講，用友軟件為了用戶的使用方便，在“UFO報表”中內(nèi)設了一些報表模板，用戶調(diào)用這些模板加以修改后就可以生成相應的會計報表。報表模板是軟件開發(fā)商根據(jù)會計理論和會計準則對報表的一般要求設置的，并不能完全與用戶實際使用的賬套信息保持統(tǒng)一。利用報表模板生成會計報表時，往往需要對報表模板進行修改、調(diào)整后，才能得到符合要求的報表。造成報表生成錯誤的原因很多，報表錯誤的修改集中體現(xiàn)在對報表模板單元公式的改正上，但追根溯源，由于期末處理設置、操作失誤導致的錯誤，更值得我們關(guān)注。

一、用友U8期末處理對報表生成的影響

期末處理是指在將本月所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務全部登記入賬后所要做的特定工作，主要包括期末結(jié)轉(zhuǎn)、對賬和結(jié)賬等，這類業(yè)務具有顯著的規(guī)律性。其業(yè)務處理程序是先執(zhí)行轉(zhuǎn)賬定義，然后再執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成。如果以后的各期轉(zhuǎn)賬類型、參數(shù)未發(fā)生變化，只需執(zhí)行轉(zhuǎn)賬憑證生成即可。當某轉(zhuǎn)賬憑證的轉(zhuǎn)賬公式有變化時，需先在轉(zhuǎn)賬定義中修改轉(zhuǎn)賬憑證內(nèi)容，然后再進行轉(zhuǎn)賬操作。用友U8提供了自動轉(zhuǎn)賬、對應結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、售價（計劃價）銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)六種轉(zhuǎn)賬功能的定義。

在所有轉(zhuǎn)賬定義中，自定義轉(zhuǎn)賬功能涉及的范圍最廣，可以進行費用分配的結(jié)轉(zhuǎn)，如工資費用的分配；費用分攤的結(jié)轉(zhuǎn)，如制造費用的分配、結(jié)轉(zhuǎn)；稅金計算的結(jié)轉(zhuǎn)，如增值稅等；還可以用于部門核算、項目核算等方面。對應結(jié)轉(zhuǎn)適用條件較為特殊，用于科目之間存在固定結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系的業(yè)務中，如“應交稅費——應交增值稅”及其明細賬之間的結(jié)轉(zhuǎn)，要求結(jié)轉(zhuǎn)科目的結(jié)構(gòu)（上、下級科目的層次與數(shù)目）必須一致，且只能結(jié)轉(zhuǎn)期末余額。銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)可以認為是專項業(yè)務的結(jié)轉(zhuǎn)，這些業(yè)務的結(jié)轉(zhuǎn)涉及損益類賬戶的平衡，直接影響著損益結(jié)果的正確性。

報表的編制建立在正確、完整地進行賬務登記工作的基礎之上，用友U8軟件的期末處理模塊是賬務處理的重要環(huán)節(jié)，其設置、操作直接決定了總賬的正確和完整，進而對報表數(shù)據(jù)的準確、完整產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。因此，為了編制合格的會計報表，必須重視期末業(yè)務的處理，在報表數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時更要考慮期末處理環(huán)節(jié)可能存在的錯誤。

二、報表生成錯誤的原因分析及對策

一般情況下，用戶按照總賬業(yè)務處理程序，完成日常賬務處理后轉(zhuǎn)入期末處理階段，根據(jù)需要定義好將在期末完成的各類期末轉(zhuǎn)賬，再執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成，將轉(zhuǎn)賬生成的機制憑證進行審核、記賬后，即可進行期末對賬、結(jié)賬工作。在執(zhí)行對賬、結(jié)賬操作時，系統(tǒng)會以報告表窗口顯示對賬、結(jié)賬相關(guān)信息，如能順利實現(xiàn)結(jié)賬，則表明本期賬務工作的完成?？傎~系統(tǒng)結(jié)賬后，即為報表系統(tǒng)做好了基礎數(shù)據(jù)準備，用戶可登錄UFO報表系統(tǒng)，選擇自定義報表或者調(diào)用系統(tǒng)預置模板來生成所需報表。

如報表出現(xiàn)錯誤或無法生成，則要對錯誤進行檢查和修改。報表的錯誤表現(xiàn)為金額錯誤，如資產(chǎn)負債表中資產(chǎn)總額與負債加所有者權(quán)益之和不相等、利潤表中累計數(shù)額錯誤等情況。導致報表出現(xiàn)錯誤的原因有多種，根據(jù)用友U8對總賬系統(tǒng)及報表系統(tǒng)設置的處理程序，我們將報表出錯的原因分為兩類：一是報表系統(tǒng)內(nèi)部設置問題，主要由于報表模板中單元公式錯誤造成；二是報表系統(tǒng)之外的錯誤，主要由總賬系統(tǒng)處理不當導致，稱之為賬務處理錯誤。

對于報表設置錯誤，如出現(xiàn)報表無法生成或執(zhí)行表頁重算后出現(xiàn)空白報表的情況，產(chǎn)生的原因往往是由于用戶疏忽，沒有設置關(guān)鍵字或者關(guān)鍵字的值與待生成報表的賬套信息不一致（如賬套號不一致、報表模板行業(yè)類型不統(tǒng)一等）造成的。如果發(fā)現(xiàn)報表數(shù)據(jù)錯誤時總賬系統(tǒng)已經(jīng)結(jié)賬，則需要通過篩查去發(fā)現(xiàn)。用戶可以利用總賬系統(tǒng)賬戶查詢功能打開科目余額表進行核對，科目余額表相當于科目匯總表，將本期業(yè)務涉及的所有賬戶分期初余額、本期發(fā)生額和期末余額三欄列示，結(jié)賬后科目余額表三個欄目的余額都為借、貸方相等的情況下，說明本期賬務處理結(jié)果是正確的（不考慮漏記、重記等錯誤）。此時就可將科目余額表期末欄各項數(shù)據(jù)與報表生成數(shù)據(jù)進行核對，如果兩者結(jié)果不一致，則說明報表數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，而錯誤的原因一般為報表對應單元的取數(shù)公式存在錯誤。

資產(chǎn)負債表中常見的錯誤如“存貨”項目的預置公式不完整，沒有包含賬套實際使用的所有存貨類科目，用戶應重新編輯“存貨”項目的取數(shù)公式，例如在科目余額表中顯示存貨類賬戶有“材料成本差異”的發(fā)生額、余額，而在報表模板存貨取數(shù)公式中沒有“材料成本差異”的科目編碼，用戶將該科目編碼補入取數(shù)公式即完成修改。存貨核算涉及賬戶較多，包括“庫存商品”、“在產(chǎn)品”、“原材料”、“材料成本差異”等，用戶應仔細進行核對以免遺漏。另外“生產(chǎn)成本”這個賬戶雖然屬于成本類科目，但是若該科目有余額，則表示其為月末在產(chǎn)品，應記入“存貨”項目。如此，通過與科目余額表逐項核對發(fā)現(xiàn)錯誤并修改單元公式后，再執(zhí)行表頁計算以觀察結(jié)果是否正確。

若對報表模板公式進行修改后，報表數(shù)據(jù)仍有錯誤，則應考慮報表發(fā)生了賬務處理類型的錯誤。有時用戶可能未執(zhí)行結(jié)賬就進入報表系統(tǒng)，這種情況造成的報表錯誤通過執(zhí)行結(jié)賬功能就可以發(fā)現(xiàn)。系統(tǒng)在結(jié)賬完成后會自動提供報告，報告中會明確指出錯誤的具體情況，如系統(tǒng)內(nèi)還有未記賬憑證、損益類科目未結(jié)轉(zhuǎn)等。用戶可以根據(jù)結(jié)賬報告指出的問題，通過憑證查詢功能進行檢查，如確有憑證未經(jīng)記賬，審核后執(zhí)行記賬即可完成修正。

在日常業(yè)務處理基本無誤的情況下，賬務處理造成的報表錯誤往往與期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務緊密相關(guān)。期末處理涉及的六種類型操作，如果定義不當或操作錯誤，都有可能導致報表錯誤。有的錯誤是由于轉(zhuǎn)賬定義不當造成的，如月末無法生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證，系統(tǒng)要求在設置“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”時，“庫存商品”、“主營業(yè)務收入”和“主營業(yè)務成本”三個科目的科目結(jié)構(gòu)必須相同且不能帶有往來輔助核算，若其中某個賬戶的結(jié)構(gòu)、賬簿格式不統(tǒng)一，就會導致系統(tǒng)無法執(zhí)行公式計算，也就不能生成憑證。如“主營業(yè)務成本”未設置為數(shù)量金額式，這種錯誤的修改甚至要追溯到初始設置及日常賬務處理，但由于賬套已經(jīng)啟用，系統(tǒng)不允許再對以前業(yè)務數(shù)據(jù)進行相應的修改。

如用戶順利通過對賬、結(jié)賬，報表模板公式，也經(jīng)過核對無誤，但報表結(jié)果仍不正確，特別是資產(chǎn)負債表的“未分配利潤”項目數(shù)據(jù)錯誤。這是因為用戶期末轉(zhuǎn)賬的操作順序不對，導致本期存在損益類科目未結(jié)轉(zhuǎn)的問題，但在非年終結(jié)轉(zhuǎn)的會計期末，系統(tǒng)仍允許本期結(jié)賬，導致用戶也疏于察覺。在有多個期末轉(zhuǎn)賬項目的情況下，用戶先對轉(zhuǎn)賬類型進行定義，然后執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成，對于生成的轉(zhuǎn)賬憑證再經(jīng)過審核后，即可執(zhí)行記賬。這是賬務處理的一般程序。但在多個期末轉(zhuǎn)賬的情況下，特別是如果“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”之外的轉(zhuǎn)賬業(yè)務也有損益類賬戶出現(xiàn)時，就要注意期末轉(zhuǎn)賬生成的順序，其他轉(zhuǎn)賬業(yè)務一定要先執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成，并將憑證審核、記賬后，再執(zhí)行“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”的轉(zhuǎn)賬生成，最后將這張憑證審核、記賬完成所有轉(zhuǎn)賬處理。

例如，在“自定義轉(zhuǎn)賬”時設置了一項業(yè)務，生成憑證內(nèi)容為：借：財務費用；貸：應付利息。若操作時分別執(zhí)行“自定義轉(zhuǎn)賬”、“對應結(jié)轉(zhuǎn)”、“銷售成本結(jié)賬”、“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”等項目的轉(zhuǎn)賬生成，然后將以上所有轉(zhuǎn)賬憑證一并進行審核、記賬，結(jié)果將會導致“自定義轉(zhuǎn)賬”生成的“財務費用”賬戶的發(fā)生額未能并入“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”而留有余額，資產(chǎn)負債表的“未分配利潤”項目數(shù)據(jù)自然也是錯誤的。認識到程序上的錯誤，修改時只需要再執(zhí)行一次“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”的轉(zhuǎn)賬生成，將產(chǎn)生的憑證審核、記賬即可。