問(wèn)題現(xiàn)象：用友U8期末轉(zhuǎn)賬與報(bào)表生成的應(yīng)用問(wèn)題？

利用報(bào)表模板生成會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)軟件的基本功能，但在實(shí)踐中卻并非一蹴而就的事。從理論上講，用友軟件為了用戶(hù)的使用方便，在“UFO報(bào)表”中內(nèi)設(shè)了一些報(bào)表模板，用戶(hù)調(diào)用這些模板加以修改后就可以生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)報(bào)表。報(bào)表模板是軟件開(kāi)發(fā)商根據(jù)會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則對(duì)報(bào)表的一般要求設(shè)置的，并不能完全與用戶(hù)實(shí)際使用的賬套信息保持統(tǒng)一。利用報(bào)表模板生成會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)，往往需要對(duì)報(bào)表模板進(jìn)行修改、調(diào)整后，才能得到符合要求的報(bào)表。造成報(bào)表生成錯(cuò)誤的原因很多，報(bào)表錯(cuò)誤的修改集中體現(xiàn)在對(duì)報(bào)表模板單元公式的改正上，但追根溯源，由于期末處理設(shè)置、操作失誤導(dǎo)致的錯(cuò)誤，更值得我們關(guān)注。

一、用友U8期末處理對(duì)報(bào)表生成的影響

期末處理是指在將本月所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬后所要做的特定工作，主要包括期末結(jié)轉(zhuǎn)、對(duì)賬和結(jié)賬等，這類(lèi)業(yè)務(wù)具有顯著的規(guī)律性。其業(yè)務(wù)處理程序是先執(zhí)行轉(zhuǎn)賬定義，然后再執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成。如果以后的各期轉(zhuǎn)賬類(lèi)型、參數(shù)未發(fā)生變化，只需執(zhí)行轉(zhuǎn)賬憑證生成即可。當(dāng)某轉(zhuǎn)賬憑證的轉(zhuǎn)賬公式有變化時(shí)，需先在轉(zhuǎn)賬定義中修改轉(zhuǎn)賬憑證內(nèi)容，然后再進(jìn)行轉(zhuǎn)賬操作。用友U8提供了自動(dòng)轉(zhuǎn)賬、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)、售價(jià)（計(jì)劃價(jià)）銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)六種轉(zhuǎn)賬功能的定義。

在所有轉(zhuǎn)賬定義中，自定義轉(zhuǎn)賬功能涉及的范圍最廣，可以進(jìn)行費(fèi)用分配的結(jié)轉(zhuǎn)，如工資費(fèi)用的分配；費(fèi)用分?jǐn)偟慕Y(jié)轉(zhuǎn)，如制造費(fèi)用的分配、結(jié)轉(zhuǎn)；稅金計(jì)算的結(jié)轉(zhuǎn)，如增值稅等；還可以用于部門(mén)核算、項(xiàng)目核算等方面。對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)適用條件較為特殊，用于科目之間存在固定結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系的業(yè)務(wù)中，如“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅”及其明細(xì)賬之間的結(jié)轉(zhuǎn)，要求結(jié)轉(zhuǎn)科目的結(jié)構(gòu)（上、下級(jí)科目的層次與數(shù)目）必須一致，且只能結(jié)轉(zhuǎn)期末余額。銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)可以認(rèn)為是專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)的結(jié)轉(zhuǎn)，這些業(yè)務(wù)的結(jié)轉(zhuǎn)涉及損益類(lèi)賬戶(hù)的平衡，直接影響著損益結(jié)果的正確性。

報(bào)表的編制建立在正確、完整地進(jìn)行賬務(wù)登記工作的基礎(chǔ)之上，用友U8軟件的期末處理模塊是賬務(wù)處理的重要環(huán)節(jié)，其設(shè)置、操作直接決定了總賬的正確和完整，進(jìn)而對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。因此，為了編制合格的會(huì)計(jì)報(bào)表，必須重視期末業(yè)務(wù)的處理，在報(bào)表數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)更要考慮期末處理環(huán)節(jié)可能存在的錯(cuò)誤。

二、報(bào)表生成錯(cuò)誤的原因分析及對(duì)策

一般情況下，用戶(hù)按照總賬業(yè)務(wù)處理程序，完成日常賬務(wù)處理后轉(zhuǎn)入期末處理階段，根據(jù)需要定義好將在期末完成的各類(lèi)期末轉(zhuǎn)賬，再執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成，將轉(zhuǎn)賬生成的機(jī)制憑證進(jìn)行審核、記賬后，即可進(jìn)行期末對(duì)賬、結(jié)賬工作。在執(zhí)行對(duì)賬、結(jié)賬操作時(shí)，系統(tǒng)會(huì)以報(bào)告表窗口顯示對(duì)賬、結(jié)賬相關(guān)信息，如能順利實(shí)現(xiàn)結(jié)賬，則表明本期賬務(wù)工作的完成?？傎~系統(tǒng)結(jié)賬后，即為報(bào)表系統(tǒng)做好了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，用戶(hù)可登錄UFO報(bào)表系統(tǒng)，選擇自定義報(bào)表或者調(diào)用系統(tǒng)預(yù)置模板來(lái)生成所需報(bào)表。

如報(bào)表出現(xiàn)錯(cuò)誤或無(wú)法生成，則要對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行檢查和修改。報(bào)表的錯(cuò)誤表現(xiàn)為金額錯(cuò)誤，如資產(chǎn)負(fù)債表中資產(chǎn)總額與負(fù)債加所有者權(quán)益之和不相等、利潤(rùn)表中累計(jì)數(shù)額錯(cuò)誤等情況。導(dǎo)致報(bào)表出現(xiàn)錯(cuò)誤的原因有多種，根據(jù)用友U8對(duì)總賬系統(tǒng)及報(bào)表系統(tǒng)設(shè)置的處理程序，我們將報(bào)表出錯(cuò)的原因分為兩類(lèi)：一是報(bào)表系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置問(wèn)題，主要由于報(bào)表模板中單元公式錯(cuò)誤造成；二是報(bào)表系統(tǒng)之外的錯(cuò)誤，主要由總賬系統(tǒng)處理不當(dāng)導(dǎo)致，稱(chēng)之為賬務(wù)處理錯(cuò)誤。

對(duì)于報(bào)表設(shè)置錯(cuò)誤，如出現(xiàn)報(bào)表無(wú)法生成或執(zhí)行表頁(yè)重算后出現(xiàn)空白報(bào)表的情況，產(chǎn)生的原因往往是由于用戶(hù)疏忽，沒(méi)有設(shè)置關(guān)鍵字或者關(guān)鍵字的值與待生成報(bào)表的賬套信息不一致（如賬套號(hào)不一致、報(bào)表模板行業(yè)類(lèi)型不統(tǒng)一等）造成的。如果發(fā)現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)錯(cuò)誤時(shí)總賬系統(tǒng)已經(jīng)結(jié)賬，則需要通過(guò)篩查去發(fā)現(xiàn)。用戶(hù)可以利用總賬系統(tǒng)賬戶(hù)查詢(xún)功能打開(kāi)科目余額表進(jìn)行核對(duì)，科目余額表相當(dāng)于科目匯總表，將本期業(yè)務(wù)涉及的所有賬戶(hù)分期初余額、本期發(fā)生額和期末余額三欄列示，結(jié)賬后科目余額表三個(gè)欄目的余額都為借、貸方相等的情況下，說(shuō)明本期賬務(wù)處理結(jié)果是正確的（不考慮漏記、重記等錯(cuò)誤）。此時(shí)就可將科目余額表期末欄各項(xiàng)數(shù)據(jù)與報(bào)表生成數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，如果兩者結(jié)果不一致，則說(shuō)明報(bào)表數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，而錯(cuò)誤的原因一般為報(bào)表對(duì)應(yīng)單元的取數(shù)公式存在錯(cuò)誤。

資產(chǎn)負(fù)債表中常見(jiàn)的錯(cuò)誤如“存貨”項(xiàng)目的預(yù)置公式不完整，沒(méi)有包含賬套實(shí)際使用的所有存貨類(lèi)科目，用戶(hù)應(yīng)重新編輯“存貨”項(xiàng)目的取數(shù)公式，例如在科目余額表中顯示存貨類(lèi)賬戶(hù)有“材料成本差異”的發(fā)生額、余額，而在報(bào)表模板存貨取數(shù)公式中沒(méi)有“材料成本差異”的科目編碼，用戶(hù)將該科目編碼補(bǔ)入取數(shù)公式即完成修改。存貨核算涉及賬戶(hù)較多，包括“庫(kù)存商品”、“在產(chǎn)品”、“原材料”、“材料成本差異”等，用戶(hù)應(yīng)仔細(xì)進(jìn)行核對(duì)以免遺漏。另外“生產(chǎn)成本”這個(gè)賬戶(hù)雖然屬于成本類(lèi)科目，但是若該科目有余額，則表示其為月末在產(chǎn)品，應(yīng)記入“存貨”項(xiàng)目。如此，通過(guò)與科目余額表逐項(xiàng)核對(duì)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并修改單元公式后，再執(zhí)行表頁(yè)計(jì)算以觀察結(jié)果是否正確。

若對(duì)報(bào)表模板公式進(jìn)行修改后，報(bào)表數(shù)據(jù)仍有錯(cuò)誤，則應(yīng)考慮報(bào)表發(fā)生了賬務(wù)處理類(lèi)型的錯(cuò)誤。有時(shí)用戶(hù)可能未執(zhí)行結(jié)賬就進(jìn)入報(bào)表系統(tǒng)，這種情況造成的報(bào)表錯(cuò)誤通過(guò)執(zhí)行結(jié)賬功能就可以發(fā)現(xiàn)。系統(tǒng)在結(jié)賬完成后會(huì)自動(dòng)提供報(bào)告，報(bào)告中會(huì)明確指出錯(cuò)誤的具體情況，如系統(tǒng)內(nèi)還有未記賬憑證、損益類(lèi)科目未結(jié)轉(zhuǎn)等。用戶(hù)可以根據(jù)結(jié)賬報(bào)告指出的問(wèn)題，通過(guò)憑證查詢(xún)功能進(jìn)行檢查，如確有憑證未經(jīng)記賬，審核后執(zhí)行記賬即可完成修正。

在日常業(yè)務(wù)處理基本無(wú)誤的情況下，賬務(wù)處理造成的報(bào)表錯(cuò)誤往往與期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)緊密相關(guān)。期末處理涉及的六種類(lèi)型操作，如果定義不當(dāng)或操作錯(cuò)誤，都有可能導(dǎo)致報(bào)表錯(cuò)誤。有的錯(cuò)誤是由于轉(zhuǎn)賬定義不當(dāng)造成的，如月末無(wú)法生成銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證，系統(tǒng)要求在設(shè)置“銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)”時(shí)，“庫(kù)存商品”、“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”和“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”三個(gè)科目的科目結(jié)構(gòu)必須相同且不能帶有往來(lái)輔助核算，若其中某個(gè)賬戶(hù)的結(jié)構(gòu)、賬簿格式不統(tǒng)一，就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法執(zhí)行公式計(jì)算，也就不能生成憑證。如“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”未設(shè)置為數(shù)量金額式，這種錯(cuò)誤的修改甚至要追溯到初始設(shè)置及日常賬務(wù)處理，但由于賬套已經(jīng)啟用，系統(tǒng)不允許再對(duì)以前業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的修改。

如用戶(hù)順利通過(guò)對(duì)賬、結(jié)賬，報(bào)表模板公式，也經(jīng)過(guò)核對(duì)無(wú)誤，但報(bào)表結(jié)果仍不正確，特別是資產(chǎn)負(fù)債表的“未分配利潤(rùn)”項(xiàng)目數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。這是因?yàn)橛脩?hù)期末轉(zhuǎn)賬的操作順序不對(duì)，導(dǎo)致本期存在損益類(lèi)科目未結(jié)轉(zhuǎn)的問(wèn)題，但在非年終結(jié)轉(zhuǎn)的會(huì)計(jì)期末，系統(tǒng)仍允許本期結(jié)賬，導(dǎo)致用戶(hù)也疏于察覺(jué)。在有多個(gè)期末轉(zhuǎn)賬項(xiàng)目的情況下，用戶(hù)先對(duì)轉(zhuǎn)賬類(lèi)型進(jìn)行定義，然后執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成，對(duì)于生成的轉(zhuǎn)賬憑證再經(jīng)過(guò)審核后，即可執(zhí)行記賬。這是賬務(wù)處理的一般程序。但在多個(gè)期末轉(zhuǎn)賬的情況下，特別是如果“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”之外的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)也有損益類(lèi)賬戶(hù)出現(xiàn)時(shí)，就要注意期末轉(zhuǎn)賬生成的順序，其他轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)一定要先執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成，并將憑證審核、記賬后，再執(zhí)行“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”的轉(zhuǎn)賬生成，最后將這張憑證審核、記賬完成所有轉(zhuǎn)賬處理。

例如，在“自定義轉(zhuǎn)賬”時(shí)設(shè)置了一項(xiàng)業(yè)務(wù)，生成憑證內(nèi)容為：借：財(cái)務(wù)費(fèi)用；貸：應(yīng)付利息。若操作時(shí)分別執(zhí)行“自定義轉(zhuǎn)賬”、“對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)”、“銷(xiāo)售成本結(jié)賬”、“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”等項(xiàng)目的轉(zhuǎn)賬生成，然后將以上所有轉(zhuǎn)賬憑證一并進(jìn)行審核、記賬，結(jié)果將會(huì)導(dǎo)致“自定義轉(zhuǎn)賬”生成的“財(cái)務(wù)費(fèi)用”賬戶(hù)的發(fā)生額未能并入“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”而留有余額，資產(chǎn)負(fù)債表的“未分配利潤(rùn)”項(xiàng)目數(shù)據(jù)自然也是錯(cuò)誤的。認(rèn)識(shí)到程序上的錯(cuò)誤，修改時(shí)只需要再執(zhí)行一次“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”的轉(zhuǎn)賬生成，將產(chǎn)生的憑證審核、記賬即可。