今天要分享的是金蝶KIS錄入初始數(shù)據(jù)資料的圖文操作教程，您在建賬向?qū)У膸ьI(lǐng)下完成建立新賬套之后，就進(jìn)入了會(huì)計(jì)之家初始化設(shè)置窗口，如下圖4-5所示。

圖4-5

在這里您就可以開(kāi)始進(jìn)行您的初始數(shù)據(jù)錄入工作了。需要進(jìn)行初始化設(shè)置的項(xiàng)目包括會(huì)計(jì)科目、幣別、賬套選項(xiàng)等。

這些資料在關(guān)閉初始化設(shè)置之后，可在日常會(huì)計(jì)之家中進(jìn)行維護(hù)。系統(tǒng)在會(huì)計(jì)之家初始設(shè)置窗口還可進(jìn)行初始余額設(shè)置，以及啟用賬套。在一般情況下，初始數(shù)據(jù)一經(jīng)關(guān)閉，即不可再修改。因此，在進(jìn)行初始設(shè)置時(shí)請(qǐng)仔細(xì)，只有當(dāng)您的初始數(shù)據(jù)全部正確，且賬務(wù)試算平衡之后才能啟用賬套。

根據(jù)各項(xiàng)目設(shè)置之間的關(guān)系，進(jìn)行初始設(shè)置如下：

一、賬套選項(xiàng)設(shè)置

參見(jiàn)<功能簡(jiǎn)介→系統(tǒng)菜單→工具菜單→賬套選項(xiàng)>中內(nèi)容。

二、幣別設(shè)置

參見(jiàn)<功能簡(jiǎn)介→系統(tǒng)菜單→基礎(chǔ)資料菜單→幣別>中內(nèi)容。

三、會(huì)計(jì)科目設(shè)置

參見(jiàn)<功能簡(jiǎn)介→系統(tǒng)菜單→基礎(chǔ)資料菜單→會(huì)計(jì)科目>中內(nèi)容

四、初始數(shù)據(jù)錄入

在賬套選項(xiàng)、幣別和會(huì)計(jì)科目的初始設(shè)置完成之后，接下來(lái)就可以開(kāi)始初始數(shù)據(jù)的錄入工作了。除非是無(wú)初始余額及累計(jì)發(fā)生額，否則所有用戶(hù)都要進(jìn)行初始余額設(shè)置。

在初始數(shù)據(jù)錄入中要輸入全部本位幣、外幣、數(shù)量金額賬及輔助賬的本年累計(jì)發(fā)生額及期初余額。

圖4-6

在會(huì)計(jì)之家初始設(shè)置窗口單擊〈初始數(shù)據(jù)〉按鈕，即可進(jìn)入初始余額設(shè)置窗口3-6，如初始數(shù)據(jù)錄入窗口所示。在此窗口中可以進(jìn)行初始賬務(wù)數(shù)據(jù)的錄入工作。每次在進(jìn)入初始數(shù)據(jù)錄入窗口時(shí)，系統(tǒng)要檢查科目和幣別等項(xiàng)目是否發(fā)生變動(dòng)，如果有變動(dòng)系統(tǒng)要對(duì)初始數(shù)據(jù)重新進(jìn)行處理。因此，建議您應(yīng)將所有的外圍數(shù)據(jù)，如會(huì)計(jì)科目等內(nèi)容全部輸入或修改完畢之后再進(jìn)行初始數(shù)據(jù)的錄入。在錄入初始數(shù)據(jù)的過(guò)程中盡量避免修改會(huì)計(jì)科目，要修改時(shí)應(yīng)集中在一起修改，這樣才能夠提高錄入初始數(shù)據(jù)的速度。

（一）賬務(wù)初始數(shù)據(jù)錄入

在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中您可以進(jìn)行各種有關(guān)賬套初始化數(shù)據(jù)的錄入處理工作。在此窗口左上角有一個(gè)小窗口，單擊此窗口會(huì)彈出一個(gè)下拉列表框，在這里您可以選擇要錄入的數(shù)據(jù)。其中預(yù)設(shè)了不同的幣別、綜合本位幣、數(shù)量、試算平衡等選項(xiàng)。您可以在這里選擇不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入。在進(jìn)入初始數(shù)據(jù)錄入時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)本位幣錄入窗口。在這里本位幣不同于綜合本位幣，本位幣中的數(shù)據(jù)只是設(shè)定為記賬本位幣的那種貨幣的原幣發(fā)生額。

在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中系統(tǒng)以不同的顏色來(lái)標(biāo)識(shí)不同的數(shù)據(jù)：白色區(qū)域：表示可以直接錄入的賬務(wù)數(shù)據(jù)資料，它們是最明細(xì)級(jí)普通科目的賬務(wù)數(shù)據(jù)；黃色區(qū)域：表示為非最明細(xì)科目的賬務(wù)數(shù)據(jù)，這里的數(shù)據(jù)是系統(tǒng)根據(jù)最明細(xì)級(jí)科目的賬務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總計(jì)算出來(lái)的；灰色區(qū)域：表示所對(duì)應(yīng)的科目不能使用該項(xiàng)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)無(wú)法錄入。

在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中，所能錄入的內(nèi)容主要包括：期初余額、累計(jì)借方、累計(jì)貸方以及本年累計(jì)損益實(shí)際發(fā)生額四項(xiàng)。

·期初余額
是指在進(jìn)行初始化當(dāng)期的期初科目余額。

·累計(jì)借方
指某一科目自年初至初始設(shè)置時(shí)止借方累計(jì)發(fā)生額。

·累計(jì)貸方
指某一科目自年初至初始設(shè)置時(shí)止貸方累計(jì)發(fā)生額。

·本年累計(jì)損益實(shí)際發(fā)生額
對(duì)于在賬套啟用之前所發(fā)生的損益類(lèi)科目的實(shí)際發(fā)生額，系統(tǒng)就無(wú)法取到。因此這里就需要用戶(hù)將損益類(lèi)科目的本年累計(jì)實(shí)際發(fā)生額在初始化時(shí)錄入系統(tǒng)，這樣系統(tǒng)才能對(duì)損益類(lèi)科目的實(shí)際發(fā)生額進(jìn)行處理，才能保證有關(guān)業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。
損益類(lèi)科目的本年累計(jì)實(shí)際發(fā)生額與損益類(lèi)科目的借方累計(jì)或貸方累計(jì)數(shù)是不同的，他們之間往往會(huì)不一致。例如：某年的營(yíng)業(yè)收入為200萬(wàn)，后來(lái)又發(fā)生退貨5萬(wàn)，那么營(yíng)業(yè)收入的實(shí)際發(fā)生額為195萬(wàn)。但在實(shí)際進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，退貨的5萬(wàn)就有可能會(huì)借記銷(xiāo)售收入，這樣銷(xiāo)售收入的累計(jì)貸方就是200萬(wàn)，這顯然與銷(xiāo)售收入的實(shí)際發(fā)生是不一致的。因此，在輸入本年累計(jì)損益實(shí)際發(fā)生額項(xiàng)目時(shí)一定要輸入它的實(shí)際發(fā)生額數(shù)據(jù)，否則將來(lái)在輸出損益表及其他有關(guān)損益類(lèi)科目的報(bào)表時(shí)，所取數(shù)據(jù)可能會(huì)不正確。

系統(tǒng)中賬套數(shù)據(jù)的年初余額將根據(jù)以下的公式自動(dòng)計(jì)算得出。

借方年初余額＝期初余額+本年累計(jì)貸方發(fā)生額－本年累計(jì)借方發(fā)生額

貸方年初余額＝期初余額+本年累計(jì)借方發(fā)生額－本年累計(jì)貸方發(fā)生額

您只能輸入最明細(xì)級(jí)科目的有關(guān)期初余額、累計(jì)借方、累計(jì)貸方數(shù)據(jù)。對(duì)于上級(jí)科目數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行匯總計(jì)算。

1、分幣種數(shù)據(jù)的錄入

在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中左上角的下拉列表框中選擇不同的貨幣幣種進(jìn)行錄入。在進(jìn)入初始數(shù)據(jù)輸入窗口時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)本位幣數(shù)據(jù)輸入。這里窗口中所列示的都是在“會(huì)計(jì)科目”功能中定義為“不核算外幣”和“核算所有外幣”的科目，核算單一外幣的科目在這里不出現(xiàn)。在這里所輸入的本位幣實(shí)際也相當(dāng)于是一種外幣，只不過(guò)其匯率為1罷了。這里只輸入其原幣的發(fā)生數(shù)額，不包括其他外幣的折合本位幣數(shù)額。

選擇其他幣種時(shí)，所有的數(shù)據(jù)項(xiàng)目都會(huì)分為原幣和折合本位幣兩項(xiàng)，在輸入完原幣數(shù)額后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)設(shè)的匯率自動(dòng)將原幣折算為本位幣。在這時(shí)系統(tǒng)也允許您修改折算后的本位幣數(shù)值。系統(tǒng)會(huì)將輸入的各個(gè)幣種的折合本位幣匯總為綜合本位幣進(jìn)行試算平衡。

2、數(shù)量金額核算科目的錄入

如果會(huì)計(jì)科目進(jìn)行數(shù)量金額核算，對(duì)于數(shù)量的初始數(shù)據(jù)錄入，需要在初始數(shù)據(jù)輸入窗口中左上角的下拉列表框中選擇“數(shù)量”進(jìn)行錄入。如圖所示：

（二）試算平衡

上述數(shù)據(jù)輸入無(wú)誤后，選擇“-試算平衡表-”項(xiàng)目，系統(tǒng)會(huì)彈出試算平衡表窗口對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行試算平衡。系統(tǒng)在進(jìn)行試算平衡時(shí)，只將所有科目賬務(wù)數(shù)據(jù)全部合計(jì)在一起，因此只有將所有的本位幣、外幣、數(shù)量金額賬等全部數(shù)據(jù)錄入完畢之后才能夠進(jìn)行總賬數(shù)據(jù)的試算平衡。試算平衡表中會(huì)顯示出所有一級(jí)科目的年初借方、年初貨方、累計(jì)借方、累計(jì)貸方、期初借方、期初貨方各項(xiàng)數(shù)值。

如果賬套數(shù)據(jù)是平衡的，系統(tǒng)在窗口的上方會(huì)顯示“試算平衡表已平衡！”的字樣。如果賬套數(shù)據(jù)不平衡，系統(tǒng)會(huì)在窗口的上方會(huì)顯示“試算平衡表不平衡！”的字樣，提示您賬務(wù)數(shù)據(jù)不正確，需要檢查修改。試算不平衡是不能啟用賬套的，您可以在試算平衡表中仔細(xì)核對(duì)您的賬務(wù)數(shù)據(jù)，以確保賬套初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，否則，如果存在錯(cuò)誤在啟用賬套之后是無(wú)法再修改的。

打印

在試算平衡表窗口中，單擊工具條中的“打印”按鈕或從文件菜單中選擇“打印”選項(xiàng)，即可打印試算平衡表。

打印預(yù)覽

在試算平衡表窗口，單擊工具條中的“打印預(yù)覽”按鈕或從文件菜單中選擇“打印預(yù)覽”選項(xiàng)，即可進(jìn)行試算平衡表打印樣式的預(yù)覽。

退出

從文件菜單中選擇“關(guān)閉”選項(xiàng)，或從工具條中選擇“關(guān)閉”按鈕，即可返回到初始化會(huì)計(jì)之家窗口。

（三）初始化數(shù)據(jù)菜單內(nèi)容

1、初始化數(shù)據(jù)打印

在經(jīng)過(guò)部分或全部初始數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)后，您可以根據(jù)不同的條件選擇打印出符合您實(shí)際情況的初始化數(shù)據(jù)，打印過(guò)濾條件如下圖所示。

圖4-8

過(guò)濾選擇：選擇“所有科目”、“選擇科目級(jí)別”和“只打印最明細(xì)科目記錄”三者中之一，系統(tǒng)默認(rèn)“所有科目”。

濾除發(fā)生額和余額都為零的科目記錄：如果選擇該項(xiàng)，系統(tǒng)只對(duì)發(fā)生額和余額不同時(shí)為零的科目記錄進(jìn)行打印。

2、查看

查看菜單包括科目查找、過(guò)濾；自動(dòng)刷新；刷新并匯總等功能：

·科目查找

在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，一般初始數(shù)據(jù)量比較大，科目查找功能是為了您能方便查看某一特定科目資料。您可點(diǎn)擊初始化界面查看菜單中的查找選項(xiàng)或直接使用快捷鍵Ctrl+F，系統(tǒng)出現(xiàn)如下圖所示：

圖4-9

您只要輸入所需科目代碼，并按“確定”按鈕即可。在系統(tǒng)查找完畢后，會(huì)將光標(biāo)定位在指定的科目上。

·過(guò)濾

過(guò)濾與科目查找功能較接近，都是為了更方便用戶(hù)操作而設(shè)立的，這從另一方面也可以看出金蝶公司產(chǎn)品是本著人性化設(shè)計(jì)為目的。

點(diǎn)擊初始化界面查看菜單中的過(guò)濾選項(xiàng)，系統(tǒng)出現(xiàn)如圖4-10所示：

圖4-10

過(guò)濾的基本操作如上查找功能。兩者的不同點(diǎn)在于查找功能只能查找某一個(gè)科目，而過(guò)濾功能卻能查找某一段科目。

·自動(dòng)刷新

若您所在公司的初始化數(shù)據(jù)量比較小時(shí)，您就可以選擇自動(dòng)刷新功能，那您在輸入每一筆初始化數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)自動(dòng)將數(shù)據(jù)進(jìn)行刷新操作。不過(guò)建議各用戶(hù)最好不要選擇該項(xiàng)，否則操作速度會(huì)相應(yīng)減慢。

·刷新并匯總

點(diǎn)擊該項(xiàng)，系統(tǒng)對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行刷新匯總操作。建議您在完成初始化數(shù)據(jù)錄入后，一定要記得刷新匯總數(shù)據(jù)。